Decyzja

Na podstawie art. 104 § l ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 256), art. 7 i art. 60 ustawy z dnia  10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781), art. 31 i art. 58 ust. 1 lit. a) i e) oraz art. 58 ust. 2 lit. b) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenia o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, ze zm.), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w przedmiocie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej na Z. Sp. z o. o., Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

udziela upomnienia Z. Sp. z o. o. za naruszenie przepisów art. 31 oraz art. 58 ust. 1 lit. e) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 ze zm.), polegające na  braku współpracy z Prezesem UODO w ramach wykonywania przez ten organ jego zadań oraz nieudzielenia informacji Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych w postępowaniu o sygn. […], niezbędnych do realizacji jego zadań.

Uzasadnienie

W prowadzonym przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (zwanego dalej także „Prezesem UODO”) postepowaniu o sygn. […], wszczętym na podstawie skargi A. D. (zwanej dalej także „Skarżącą”) na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jej danych osobowych, pismem z […] lipca 2020 roku Prezes UODO zwrócił się do Spółki o ustosunkowanie się do treści skargi oraz do złożenia wyjaśnień w sprawie. Pismo zostało doręczone […] lipca 2020 roku. Mimo pouczenia o tym, że brak odpowiedzi na wezwanie może skutkować nałożeniem kary, Spółka nie udzieliła odpowiedzi na to pismo

Wobec braku odpowiedzi, pismem z […] września 2020 roku Prezes UODO ponownie zwrócił się do Spółki o ustosunkowanie się do treści skargi oraz do złożenia wyjaśnień w sprawie. Pismo zostało doręczone […] września 2020 roku na zasadzie doręczenia zastępczego z art. 44 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 256 z późn. zm.). – przesyłka dwukrotnie awizowana, niepodjęta w terminie. Spółka nie udzieliła odpowiedzi także na to pismo.

W związku z powyższym zostało wszczęte niniejsze postępowanie administracyjne pod sygnaturą DKE.561.24.2020.[…] - w przedmiocie nałożenia na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej za naruszenie art. 31 i art. 58 ust. 1 lit. a) i e) Rozporządzenia 2016/679, w związku z nieudzieleniem informacji niezbędnych Prezesowi UODO do realizacji jego zadań. Informacja o wszczęciu przedmiotowego postępowania administracyjnego i zebraniu materiału dowodowego w sprawie, została doręczona Spółce w dniu […] listopada 2020 roku. W piśmie wskazano, że jeżeli Spółka udzieli wyczerpujących wyjaśnień w postępowaniu o sygn. […], do udzielenia których wezwał Prezes UODO oraz uzasadni wcześniejszy brak odpowiedzi na te wezwania, okoliczność ta może wpłynąć łagodzącona wymiar administracyjnej kary pieniężnej orzeczonej w niniejszym postępowaniu lub też może spowodować odstąpienie od jej nałożenia.

W dniu […] grudnia 2020 roku do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęło pismo Prezes Zarządu Spółki p. M. A.. W treści pisma zostały zawarte odpowiedzi na pytania Prezesa UODO w sprawie sygn. […]. W piśmiewskazano ponadto, że brak wcześniejszej odpowiedzi na wezwania Prezesa UODO „spowodowany był problemami natury organizacyjnej, które zaś wynikały z faktu, że ze względu na istniejące zagrożenie związane z występowaniem wirusa SARS-CoV-2 pracownicy Spółki wykonywali pracę zdalnie.”

Po zapoznaniu się z całością materiału dowodowego zebranego w sprawie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje.

Zgodnie z art. 57 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia 2016/679, Prezes UODO – jako organ nadzorczy w rozumieniu art. 51 Rozporządzenia 2016/679 – na swoim terytorium monitoruje i egzekwuje stosowanie tego rozporządzenia. W ramach swoich kompetencji Prezes UODO rozpatruje m.in. skargi wniesione przez osoby, których dane dotyczą, w odpowiednim zakresie prowadzi postępowania w przedmiocie tych skarg i w rozsądnym terminie informuje skarżącego o postępach i wynikach tych postępowań (art. 57 ust. 1 lit. f)). Dla umożliwienia realizacji tak określonych zadań Prezesowi UODO przysługuje szereg określonych w art. 58 ust. 1 Rozporządzenia 2016/679 uprawnień w zakresie prowadzonych postępowań, w tym uprawnienie do nakazania administratorowi i podmiotowi przetwarzającemu dostarczenia wszelkich informacji potrzebnych do realizacji jego zadań (art. 58 ust. 1 lit. a)) oraz uprawnienie do uzyskania od administratora i podmiotu przetwarzającego dostępu do wszelkich danych osobowych i wszelkich informacji niezbędnych do realizacji jego zadań (art. 58 ust. 1 lit. e)).

Ponadto, Prezesowi UODO przysługuje szereg określonych w art. 58 ust. 2 uprawnień naprawczych, w tym udzielanie upomnień administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu w przypadku naruszenia przepisów Rozporządzenia 2016/679 przez operacje przetwarzania.

Naruszenie przepisów Rozporządzenia 2016/679, polegające na niezapewnieniu przez administratora lub podmiot przetwarzający dostępu do danych i informacji, o których mowa powyżej, skutkującym naruszeniem uprawnień organu określonych w art. 58 ust. 1 (w tym uprawnienia do uzyskania danych i informacji niezbędnych do realizacji jego zadań), podlega zaś – zgodnie z art. 83 ust 5 lit e) in fine Rozporządzenia 2016/679 – administracyjnej karze pieniężnej w wysokości do 20 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa. Wskazać należy ponadto, że administrator i podmiot przetwarzający obowiązani są współpracować z organem nadzorczym w ramach wykonywania przez niego zadań, o czym stanowi art. 31 Rozporządzenia 2016/679.

Prezes UODO działając na podstawie art. 58 ust. 2 lit. b) rozporządzenia 2016/679 może także uznać za uzasadnione udzielenie Spółce upomnienia w zakresie stwierdzonego naruszenia przepisów art. 31 i 58 ust. 1 lit. e) Rozporządzenia 2016/679.

Zgodnie z motywem 148 Rozporządzenia 2016/679, aby egzekwowanie przepisów rozporządzenia było skuteczniejsze, należy za jego naruszenie nakładać sankcje, w tym administracyjne kary pieniężne – oprócz lub zamiast odpowiednich środków nakładanych na mocy niniejszego rozporządzenia przez organ nadzorczy. Jeżeli naruszenie jest niewielkie, karę pieniężną można zastąpić upomnieniem. Powinno się jednak zwrócić należytą uwagę na charakter, wagę oraz czas trwania naruszenia, na to, czy naruszenie nie było umyślne, na działania podjęte dla zminimalizowania szkody, na stopień odpowiedzialności lub wszelkie mające znaczenie wcześniejsze naruszenia, na sposób, w jaki organ nadzorczy dowiedział się o naruszeniu, na przestrzeganie środków nałożonych na administratora lub podmiot przetwarzający, na stosowanie kodeksów postępowania oraz wszelkie inne czynniki obciążające lub łagodzące.

Odnosząc przytoczone powyżej przepisy Rozporządzenia 2016/679 do ustalonego w niniejszej sprawie stanu faktycznego, stwierdzić należy, że Spółka jako administrator danych osobowych i jednocześnie strona postępowania o sygn. […], poprzez brak odpowiedzi na wezwania Prezesa UODO z […] lipca oraz […] września 2020 roku do złożenia wyjaśnień, naruszyła obowiązek zapewnienia Prezesowi UODO dostępu do informacji niezbędnych do realizacji jego zadań wynikający z art. 31 i art. 58 ust. 1. lit. e) Rozporządzenia 2016/679. W tym przypadku informacją istotną dla dalszego kierunku postępowania było potwierdzenie zasadności skargi - w tym ustalenie relacji prawnych i faktycznych łączących Spółkę ze Skarżącą.

Nie budzi wątpliwości, że organizacja obiegu korespondencji należy zasadniczo do kompetencji podmiotu gospodarczego a skutki zaniedbań w tym zakresie obciążają ten podmiot. Konieczność pracy w formie zdalnej z uwagi na zagrożenie wirusem SARS-CoV-2 jako przyczyna nieudzielenia odpowiedzi na wezwania Prezesa UODO jest wiarygodna. Fakt ten nie może być jednak podstawą uchylenia odpowiedzialności Spółki za przedmiotowe zaniechanie.

Wezwania Prezesa UODO ostatecznie doczekały się odpowiedzi w wyjaśnieniach i załącznikach złożonych przez Spółkę w niniejszej sprawie. Tym samym umożliwiły Prezesowi UODO na wykorzystanie otrzymanych informacji i kontynuowanie postępowania w sprawie o sygn. […]. Pozwala to przypuszczać nie tyle brak woli czy chęci współpracy z Prezesem UODO, co sygnalizowany przez Spółkę, nieefektywnie zorganizowany przepływ korespondencji, związany z koniecznością pracy w formie zdalnej z uwagi na zagrożenie wirusem SARS-CoV-2.

W ocenie Prezesa UODO brak odpowiedzi na wezwania Prezesa UODO w postępowaniu o sygn. […] nie miał charakteru celowego.

W związku z powyższym, działając na podstawie art. 58 ust. 2 lit. b) rozporządzenia 2016/679, zgodnie z którym każdemu organowi nadzorczemu przysługuje w zakresie prowadzonych postępowań uprawnienie do udzielania upomnienia administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu, w przypadku naruszenia przepisów niniejszego rozporządzenia przez operacje przetwarzania, Prezes UODO uznaje za uzasadnione udzielenie Z. Sp. z o. o. upomnienia w zakresie stwierdzonego naruszenia przepisów art. 31 i art. 58 ust. 1 lit. e) Rozporządzenia 2016/679.

Dopuszczalność zastąpienia kary pieniężnej upomnieniem uzasadnia także motyw 148 Rozporządzenia 2016/679 stanowiący, że sankcje, w tym administracyjne kary pieniężne należy nakładać, „aby egzekwowanie przepisów niniejszego rozporządzenia było skuteczniejsze”. Prezes UODO uznał, że w przedmiotowej sprawie, w świetle kryteriów określonych w art. 83 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679 wystarczające będzie udzielenie upomnienia,.

Należy jednakże zauważyć, że w przypadku zaistnienia podobnego zdarzenia w przyszłości, każde upomnienie wydane przez Prezesa UODO wobec Spółki będzie brane pod uwagę przy ocenie przesłanek ewentualnego wymierzenia kary administracyjnej, zgodnie z zasadami określonymi w art. 83 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679.

W tym stanie faktycznym i prawnym Prezes UODO rozstrzygnął, jak w sentencji niniejszej decyzji.

Decyzja jest ostateczna. Od decyzji stronie przysługuje prawo wniesienia skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, w terminie 30 dni od dnia jej doręczenia, za pośrednictwem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa). Od skargi należy wnieść wpis stały w wysokości 200 zł, zgodnie z art. 231 w związku  z art. 233 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2019 poz. 2325, ze zm.). Strona (osoba fizyczna, osoba prawna, inna jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej) ma prawo ubiegać się o prawo pomocy, które obejmuje zwolnienie od kosztów sądowych oraz ustanowienie adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego lub rzecznika patentowego. Prawo pomocy może być przyznane na wniosek strony złożony przed wszczęciem postępowania lub w toku postępowania. Wniosek jest wolny od opłat sądowych.